Política de privacidad

En Before Communication S.A.S. en adelante Before Communication o la agencia se gestiona responsable y respetuosamente toda información suministrada por parte de los clientes y personas naturales que se pongan en contacto con la agencia, ya sea personalmente, por correo electrónico, llamada telefónica, WhatsApp, redes sociales o por el uso del sitio web y sus distintas funcionalidades para la adquisición del servicio.

Fundamento

Este documento recalca el cumplimiento a las disposiciones predeterminadas en la ley colombiana, específicamente en el decreto 1377 de 2013 con el fin de garantizar el derecho fundamental de habeas data y todo lo establecido mediante la Ley 1581 de 2012. Así mismo, su objeto es cumplir con lo establecido en el literal k) del artículo 17 del la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información.

1. Responsable

Before Communication es responsable del tratamiento de datos personales adquiridos ya sea en procesos de asesoría, consulta, negociación, contratación y/o fidelización.

2. Tratamiento y finalidad

Los datos personales e información captada por Before Communication serán utilizados para:

  • Mantener comunicación con los titulares.
  • Realizar estudios de mercado e investigaciones que lleven a la mejora continua del servicio.
  • Promover el servicio con los titulares a través de canales digitales.
  • Cumplir con leyes y regulaciones que prevengan riesgos como delitos de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo y todo lo relacionado a la seguridad.

3. Captación

Before Communication pedirá expresamente los datos necesarios y entre otros:

  • Nombres y apellidos
  • Razón social (en caso de que aplique)
  • Número de identificación personal o Nit de la empresa (en caso que aplique)
  • Dirección (en caso de que aplique)
  • Número telefónico
  • Número celular (Aplica WhatsApp
  • Correo electrónico
  • Necesidades e intereses para el servicio

Todo tipo de información que se recolecta en Before Communication, se realiza a través de personal administrativo, operativo y/o comercial por medio de reuniones presenciales, llamadas telefónicas, correos electrónicos u otros medios de comunicación digital como WhatsApp, chat del sitio web y/o redes sociales.

Así mismo, Before Communication recolecta datos e información por medio de eventos, encuestas, propuestas, solicitudes, tarjetas de presentación, revistas, programas empresariales y/o académicos e investigación de canales digitales con información abierta al público* y por terceros que administren bases de datos legales.

*Before Communication lleva a cabo investigaciones directas en sitios web empresariales, en los cuales hay información abierta al público como nombres de personal con cargo directo, números telefónicos y correos electrónicos. Esta información es utilizada para ponernos en contacto con los responsables directamente a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas, lo cual está basado en procesos comerciales únicamente y que pueden ser rechazados. Así mismo, todo aquellos que sean contactados y deseen ser eliminados de la base de datos lo podrán hacer en la forma que se estipula en el punto 11 de esta política.

Before Communication no llevará a cabo la recolección de datos considerados sensibles como inclinaciones políticas, religiosas, sexuales, filosóficas o datos relacionados con la salud personal, origen racial o étnico y según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

4. Autorización

De acuerdo a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, la recolección, el almacenamiento y el uso de datos personales debe contar con un proceso que evidencie la autorización y el consentimiento previo del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Toda información suministrada por los titulares o personas naturales interesadas en los servicios de Before Communication fue, es y será proporcionada voluntariamente, de manera verbal y escrita por medio de canales digitales al momento de la asesoría y/o consulta comercial. Al momento de la negociación y contratación se autoriza de manera escrita en los contratos u otros medios de comunicación digital, dando así, autorización expresa e inequívoca. Así mismo, se dará consentimiento para el tratamiento de los datos e información recolectada según esta política de privacidad y de acuerdo a lo establecido a la ley.

5. Almacenamiento

Cada titular y persona natural que se ponga en contacto con Before Communication, autoriza a la agencia para que almacene sus datos personales e información relacionada con procesos de negociación, contratación y fidelización, en la manera que ésta lo considere y cumpliendo con los estándares de seguridad razonables para la protección de los datos e información.

6. Seguridad

En Before Communication se toman las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos personales e información con el objetivo de impedir la adulteración, la pérdida, los usos y accesos no autorizados. Para llevar a cabo la gestión de seguridad, la agencia implementa medidas de protección administrativas, operativas y de seguridad informática que son razonables y al alcance de lo establecido en las políticas internas de la agencia.

Del mismo modo, todos los terceros que sean contratados por Before Communication, están obligados a adherirse y a cumplir políticas y manuales de seguridad de la información, así como a tener definidos procesos y protocolos de seguridad de información. Igualmente, todo contrato de la agencia con terceros que comprometa el tratamiento de datos personales e información implica el adjunto de un acuerdo de confidencialidad, en el cual se especifican los compromisos de los terceros con todo lo relacionado a la protección, el cuidado, la seguridad y la conservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de todo dato personal e información.

7. Estancia

Toda información de titulares almacenada en la base de datos de Before Communication, se conservará indefinidamente con el objetivo de llevar a cabo contacto para procesos de actualización, asesoría, consulta, negociación, contratación y/o fidelización con los mismos. Así mismo, los titulares tienen derecho de exigir la corrección o eliminación de sus datos e información como es estipulado en el punto 11 de esta política.

8. Ética profesional

Before Communication gestiona de manera profesional el almacenamiento y el tratamiento de datos, y son regulados de la siguiente manera:

Propósito: La adquisición, el almacenamiento, tratamiento y uso de información tiene una finalidad que será previamente informada al titular una vez se tenga contacto con el mismo, ya sea verbal o por escrito por cualquier medio digital.
Privacidad: Los datos personales no se divulgarán ni serán vendidos, respetando así el derecho a la privacidad.
Confidencialidad: Todo proceso relacionado con el tratamiento de datos personales e información tendrá un proceso de control para evitar cualquier riesgo de adulteración, pérdida, usos inadecuados y accesos no autorizados.
Fiabilidad: La información en las bases de datos estará completa y será veraz e inequívoca. Así mismo, el titular podrá exigir la actualización, corrección o eliminación de la información en cualquier momento.
Seguridad: La información y su almacenamiento estarán sujetos a las de seguridad de las tecnologías con las que trabaja la agencia, y a la vez, su tratamiento estará bajo proceso de control y contratos de confidencialidad.

Legal y riesgo: Before Communication está en el deber de cooperar con las autoridades especializadas en protección de datos y de seguridad nacional.

9. Derechos y deberes de los titulares

Before Communication informa que conforme a la legislación vigente, los titulares tienen entre otros, el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o eliminar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  • Revocar la autorización y solicitar la eliminación del dato.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Deberes de Before Communication

Al ser responsable de la información, Before Communication es consciente de la responsabilidad y de la importancia de gestionar las políticas y procesos de control que protegen los datos e información de los titulares y el uso que estos mismos autorizan. Before Communication hará uso de los datos personales para los propósitos expresados al titular al momento de la asesoría, consulta, negociación y/o contratación del servicio o para los que estos mismos autoricen, comprometiéndose a:

  • Mantener la información bajo medidas de seguridad para evitar la adulteración, la pérdida, los usos y accesos no autorizados.
  • Gestionar y tramitar las peticiones de los titulares en el tiempo de respuesta establecido por la ley.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a personal autorizado por Before Communication bajo contrato de confidencialidad.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio violaciones a los procesos de seguridad de la información.
  • Cumplir con todo lo establecido en esta Política de privacidad, tratamiento y protección de datos personales.

11. Proceso de consulta y solicitud de corrección, actualización o eliminación

Consulta de la información

Los titulares de la información podrán llevar a cabo consulta sobre la gestión de su información por medio escrito a través de nuestro correo electrónico hola@beforecommunication.co

Requisitos: Al presentar una solicitud de consulta, los titulares deben presentar sus datos personales. Esto es verificado por Before Communication con el objetivo de evitar riesgos que vulneren la protección de la información almacenada por la agencia.

Respuesta: Before Communication responderá a todas las solicitudes de consulta a los titulares en un período de 7 días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud en el correo electrónico mencionado anteriormente.

Solicitud de corrección, actualización o eliminación

Las solicitudes de corrección, actualización o eliminación serán atendidas de manera inmediata una vez se tenga contacto con las mismas (solicitud o solicitudes) ya sea por correo electrónico, llamada telefónica o presencialmente.

12. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.